Lección 3(a): Dominando las funciones principales 🛠️

Ahora que tienes tu bandeja de entrada lista y ya conoces el panel de control, vamos a profundizar en las funciones principales de Chatealo. Estas funciones son esenciales para que puedas comunicarte de manera eficiente con tus clientes y aprovechar al máximo la plataforma. ¡A continuación te las explicamos!

Agentes 👩‍💻👨‍💻

¿Qué es un Agente en Chatealo?

Un Agente es cualquier miembro de tu equipo que puede responder a las conversaciones con los clientes. Pueden ser miembros de soporte, marketing, ingeniería, o cualquier persona que participará en la atención al cliente.

¿Qué diferencia a un Agente de un Administrador?

• Agentes: Pueden acceder a bandejas de entrada, respuestas predefinidas, informes y conversaciones. Pueden asignar conversaciones a otros agentes o a sí mismos, y también pueden resolver conversaciones.

• Administradores: Tienen permisos completos y pueden hacer todo, como crear usuarios, gestionar configuraciones, entre otros.

Cómo usar la función de Agentes

1. Asignar un Agente a una Conversación

   • En tu panel de control, abre una conversación y busca la sección “Acciones de Conversación”.

   • Haz clic en el signo + para expandirla.

   • Aparecerá un menú con todos los agentes de tu cuenta. Usa la barra de búsqueda para encontrar al Agente o haz clic en su nombre.

     

2. Hablar en Nota Privada

   • Abre una conversación y haz clic en la opción Nota Privada a la derecha de tu caja de respuesta. Esto es para hablar con otros agentes sin que el cliente lo vea.

   • Usa @ para mencionar a tus compañeros de equipo y también puedes agregar emojis o adjuntos.
     

3. Informes de Agentes
   Los administradores pueden ver estadísticas de cada Agente (volumen de mensajes, tiempo de respuesta, etc.).

   • Ve a Informes → Agentes → Seleccionar Agente.

   • Selecciona el período de tiempo y visualiza las estadísticas con gráficos interactivos.

     Importante: Activá la opción “Horas Laborales” para ver los informes ajustados de acuerdo a las horas de trabajo.

     

     También podés descargar estos informes a tu sistema utilizando el botón verde en la parte superior derecha de la pantalla.

Equipos 👥

¿Qué es un Equipo en Chatealo?

Un Equipo es un grupo de agentes asignados a un tipo específico de consultas, como soporte técnico, facturación, o marketing. Organizar a tus agentes en equipos te ayudará a redirigir conversaciones automáticamente.

¿Puede un Agente ser parte de múltiples equipos?

¡Sí! Un Agente puede pertenecer a varios equipos según sus responsabilidades.

¿Cómo añadir un Equipo a Chatealo?

Tenemos un documento detallado para esto.

Cómo usar la función de Equipos

1. Asignar Conversaciones a un Equipo

   • Abre una conversación y haz clic en Acciones de la Conversación.

   • En el menú desplegable de “Equipo Asignado”, selecciona el equipo adecuado.
     

2. Automatización para Asignar Conversaciones a Equipos
   Si quieres automatizar la asignación, crea reglas de automatización. Aquí tenés algunos ejemplos para ayudarte a entender:

   • Cuando se crea una conversación y el mensaje contiene la palabra "ayuda", se asigna la conversación al equipo de soporte.

     

   • Cuando se crea un mensaje que contiene la palabra "bug", asigna la conversación a "mi equipo".

     

3. Informes de Equipos
   Los administradores pueden ver las estadísticas de cada equipo, igual que con los agentes.

   • Ve a Informes → Equipos → Seleccionar Equipo.

   • Selecciona el período y explora las estadísticas con gráficos detallados.
     
     Importante: Activá la opción “Horas Laborales” para ver los informes ajustados de acuerdo a las horas de trabajo.

Contactos 📞

Tus Contactos incluyen tanto personas que te han enviado mensajes como las que has cargado manualmente.

Filtros de Contactos

Puedes aplicar filtros para ver solo ciertos contactos basados en características específicas, como nombre, país o tipo de conversación.

Segmentos de Contactos

Si necesitas usar los mismos filtros varias veces, puedes guardarlos como un segmento para mayor comodidad.

Importación de Contactos

Puedes importar contactos masivamente desde un archivo CSV. Simplemente usa el botón de Importar. Disponemos de un tutorial completo sobre tus contactos

Etiquetas 🏷️

Tu equipo maneja múltiples conversaciones todos los días. Si bien ninguna conversación es igual, pueden ser similares. Mirando tus conversaciones al final del día, podés categorizar varias conversaciones bajo etiquetas como reporte de bugs, nuevo cliente, spam, solicitud de funciones, etc.

Las Etiquetas te permiten organizar y clasificar conversaciones de forma eficiente. Por ejemplo, puedes etiquetar conversaciones de "nuevo cliente", "reporte de bugs", "spam", etc.

¿Cómo crear Etiquetas personalizadas?

Tenemos un documento detallado para esto.

¿Cómo usar las etiquetas?

1. Asignar una Etiqueta a una Conversación 💬

   • En la conversación, abre Acciones de la Conversación y haz clic en “Etiquetas de la Conversación”. Selecciona las etiquetas relevantes.
     

2. Asignar una Etiqueta a un Contacto 👤

   • Ve a la página del contacto y asigna etiquetas a través de la sección Etiquetas del Contacto.
     

3. Categorizar datos a través de las Etiquetas

   Podés filtrar las siguientes vistas por Etiquetas:
   

Informes de Etiquetas 📊

Los administradores pueden acceder a los informes de Etiquetas, que muestran estadísticas relacionadas con las etiquetas (como volumen de mensajes, tiempo de respuesta, etc.).

• Ve a Informes → Etiquetas → Seleccionar Etiqueta.

• Selecciona el período y explora las estadísticas en formato gráfico.

Importante: Activá la opción “Horas Laborales” para ver los informes ajustados de acuerdo a las horas de trabajo.

Estas funciones son esenciales para gestionar mejor tu equipo y para asegurarte de que las conversaciones lleguen a la persona adecuada. ¡Pronto dominarás Chatealo como un profesional! 🚀

Continuá aprendiendo sobre las otras características principales en la lección 3B.